Já parou para pensar quanto os Fatores Ambientais podem influenciar no resultado do seu projeto?

O termo “Fatores Ambientais” representa processos e comportamentos das empresas onde o projeto é executado. São referências para a fase de planejamento e não insumos, ou seja, raramente irão mudar por causa do seu projeto.

Estes fatores podem facilitar ou dificultar bastante a vida do GP, pois tem grande influência sobre o projeto e raramente conseguimos mapear o que não está no nosso círculo de controle. Alguns exemplos são: Aquisição da empresa, Mudança de diretoria, Mudança em regras institucionais, Redução de vendas/marketshare, Transferência de parte da operação da empresa para outro país,  etc.

Exemplos de Fatores Ambientais com influência POSITIVA:

• Empresa que acredita nas práticas do PMBOK
• Patrocinador participativo, com poder de decisão e disposição para mediar conflitos.
• Apoio financeiro para realizar o projeto (sabe que existe grande diferença entre caixa e orçamento, né?)
• Seu projeto ser considerado prioridade para a empresa.
• Conseguir os melhores recursos humanos e materiais para o projeto
• Ter tempo hábil para planejar e executar o projeto (as vezes uma necessidade de mercado obriga o GP a comprimir as atividades).

Exemplos de Fatores Ambientais com influência NEGATIVA:

• Patrocinador sem poder de decisão
• Gerente sênior com visão operacional, sem interesse em atividades de projeto.
• Um projeto prioritário com problemas. Você não terá apoio para nada.
• Cliente sem comprometimento com a definição de requisitos ou critérios de aceitação para as entregas.
• Ser alocado num projeto problemático e  sem conhecimento do negócio.
• Empresa sem processo de escalada

As práticas do PMBOK procuram proteger o resultado do projeto, dentro do círculo de controle e de influência direta do Gerente de Projeto. Mostram técnicas para gestão de escopo, tempo, custo, qualidade, riscos, recursos humanos, aquisições e responsabilidade profissional. Mas não podem garantir o sucesso, pois certas situações estão fora do círculo de controle.

Este é um conceito descrito no livro  “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. Em resumo, ele separa Circulo de Controle – Situações que a pessoa pode controlar; Circulo de Influência Direta – situações que pode influenciar;  Círculo de Influência Indireta – Situações que a pessoa pode influenciar indiretamente e por último as situações que estão Fora do Controle ou Influência.

A percepção da teoria do ‘Círculo de Controle’ facilita a análise sobre os Fatores Ambientais. Claro que se não houver uma estrutura mínima para Gestão de Projetos na empresa  não vai adiantar incluir o risco identificado na planilha.  Mas permite ao Gerente de Projeto observar se certos Fatores Críticos de sucesso são controláveis ou não e tomar decisões importantes sobre estratégias de isolamento desses fatores e até sua participação no projeto.